压缩 PDF 以便通过邮件发送

先判断 PDF 为什么很大

高分辨率照片、扫描页面、嵌入字体和页数都可能增加 PDF 大小。压缩幅度没有固定比例。文本文件可能只缩小一点，图像密集的扫描件则可能缩小更多。

压缩前查看邮箱或门户的限制。不同服务可能限制单个附件，也可能限制附件总量。请保留原文件。如果还要搜索或复制文本，选择能够保留文本层的模式。

选择合适的压缩模式

轻度模式会整理 PDF 内部数据，但不会将页面转换为图像。合同、报告和需要搜索文本的文件应先尝试此模式。中度和强力模式会将页面栅格化，扫描件可能变小很多，但文字将无法选择、搜索或复制。

只在副本上测试强力压缩。如果原文件是唯一的正式记录，请不要用压缩后的版本替换它。文件仍然太大时，可以拆分文件，或询问收件人是否接受安全分享链接。

1. 选择 PDF打开压缩 PDF 工具并添加文件。重要文件请单独保存原件。
2. 先试轻度模式如果需要搜索或复制文本，请选择轻度模式。大型扫描件可以在副本上尝试更强模式。
3. 比较并检查比较压缩前后的大小，并打开小字号文本和图像页面检查清晰度。

邮件限制与隐私

PDF 内的图像通常已经压缩，因此打包成 ZIP 不一定还能明显减小文件。若收件人只需要几页，请提取所需页面。敏感文件应使用组织批准的分享方式。

压缩 PDF 工具在浏览器中运行，不会把文件发送到服务器。大文件可能需要更多设备内存和处理时间。压缩本身也可能改变文档功能。中度和强力模式会把每页栅格化，表单、链接、书签、可访问性结构以及文本搜索都可能丢失。对于合同、扫描档案或需要屏幕阅读器访问的文件，请先在副本上测试，并检查文本能否选择、二维码能否扫描、签名状态是否仍有效。不要仅凭文件大小变小就认为结果合格。

如果压缩后仍超过限制，可以先按章节或页码拆分，再确认收件人能否接受多个附件。发送密码保护文件时，不要把密码写在同一封邮件里。涉及个人资料或商业机密时，确认所用邮箱、分享链接和保存位置都符合你所在机构的规则。

压缩前后可以用 PDF 阅读器搜索一句确定存在的文字，并检查一张含有小字的页面。若搜索不到文字，可能是所选模式把页面变成了图像。再查看页码、超链接、目录书签、可填写字段和二维码，因为这些细节在缩小后可能无法使用。对扫描件，较低图像分辨率能减小文件，但过度降低会让细字、印章和签名难以辨认。先保存原始文件，再依据收件方用途选择更清晰或更小的副本。