ইমেইলে পাঠানোর জন্য PDF-এর আকার কমান

প্রথমে PDF বড় হওয়ার কারণ বুঝুন

বড় ছবি, উচ্চ রেজোলিউশনের স্ক্যান, এমবেড করা ফন্ট বা অনেক পৃষ্ঠা PDF-এর আকার বাড়ায়। সব ফাইলে একই পরিমাণ কমপ্রেশন হয় না। টেক্সট-ভিত্তিক নথি সামান্য ছোট হতে পারে, আর ছবিভরা স্ক্যান বেশি কমতে পারে।

কমপ্রেস করার আগে ইমেইল বা পোর্টালের সীমা দেখুন। প্রতিটি অ্যাটাচমেন্টের সীমা এবং সব অ্যাটাচমেন্টের মোট সীমা আলাদা হতে পারে। মূল কপি রেখে দিন। লেখা খোঁজা বা কপি করা দরকার হলে টেক্সট-ভিত্তিক হালকা মোড ব্যবহার করুন।

কোন মোড বেছে নেবেন

হালকা মোড PDF-এর কাঠামো গুছিয়ে দেয়, কিন্তু পৃষ্ঠাকে ছবিতে বদলায় না। চুক্তি, রিপোর্ট ও নির্বাচনযোগ্য লেখার নথিতে এটি আগে চেষ্টা করুন। মাঝারি ও শক্তিশালী মোড প্রতিটি পৃষ্ঠাকে ছবিতে রূপান্তর করে, ফলে লেখা খোঁজা, নির্বাচন বা কপি করা নাও যেতে পারে।

স্ক্যান ছোট করতে শক্তিশালী মোড কাজে আসতে পারে, তবে শুধু আলাদা কপিতে পরীক্ষা করুন। একমাত্র মূল নথি বদলাবেন না। সীমা পূরণ না হলে পৃষ্ঠা ভাগ করুন বা অনুমোদিত নিরাপদ ফাইল-শেয়ারিং ব্যবহার করুন।

1. PDF নির্বাচন করুনCompress PDF খুলে ফাইল যোগ করুন এবং গুরুত্বপূর্ণ মূল কপি আলাদা রাখুন।
2. হালকা মোড দিয়ে শুরু করুনলেখা খোঁজা ও কপি করা দরকার হলে হালকা মোড নিন। স্ক্যান হলে আলাদা কপিতে বেশি কমপ্রেশন পরীক্ষা করুন।
3. ফলাফল পরীক্ষা করুনআগে-পরে ফাইলের আকার তুলনা করুন এবং ছোট লেখা ও ছবি খুলে দেখুন। পাঠযোগ্য ফলাফলটি রাখুন।

ইমেইলের সীমা ও গোপনীয়তা

PDF আগে থেকেই ছবি কমপ্রেস করতে পারে, তাই ZIP বানালেই সবসময় ফাইল ছোট হয় না। প্রাপক যদি কয়েকটি পৃষ্ঠা চান, পুরো নথির বদলে সেগুলো বের করে পাঠান। সংবেদনশীল নথির জন্য প্রতিষ্ঠানের অনুমোদিত শেয়ারিং পদ্ধতি নিন।

PDF কমপ্রেস করার টুলটি ব্রাউজারে চলে এবং ফাইল সার্ভারে পাঠায় না। বড় ফাইল প্রসেস করতে ডিভাইসের মেমরি ও সময় লাগতে পারে।